Bilan social 2017

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Page de documentation mise à jour le 14/05/2018

Règlementation[ ]

Le bilan social est un état des lieux de la situation du personnel dans votre collectivité. Il est obligatoire dans les collectivités territoriales depuis 1997 et doit être établi tous les 2 ans.

Concernant cette obligation, trois situations sont à distinguer :

  • les collectivités de moins de 50 agents dépendantes du CTP placé auprès du centre de gestion, doivent fournir des informations nécessaires au centre de gestion dont elles dépendent, afin que soit établi un rapport d'ensemble de ces collectivités rattachées .
  • les collectivités employant entre 50 et 350 agents, qui, bien qu'étant affiliées au centre de gestion, ont leur propre CTP sont tenues d'établir leur propre rapport, soumis pour avis à leur CTP. C'est ce dernier rapport qui sera transmis au centre de gestion auquel elles sont affiliées.
  • les autres collectivités non affiliées à un centre de gestion (les collectivités de plus de 350 agents) enverront leur rapport directement à la Direction générale des collectivités territoriales.

La liste des informations devant figurer dans le rapport à soumettre au CTP pour le 30 juin 2018 a fait l'objet d'un arrêté du 28 août 2017. Afin de permettre la réalisation de ce bilan social, la Direction générale des collectivités territoriales met en ligne sur son site internet un dossier complet, comportant notamment une circulaire relative au contenu des ces rapports et les textes législatifs et réglementaires, explicitant les conditions dans lesquelles les collectivités territoriales doivent établir le rapport au CTP sur l'état de la collectivité au 31 décembre de l'année 2017.

Consulter ici le lien sur le site DGCL

Le bilan social établi en 2018 porte sur les données de l’année 2017 et quelques données 2016 (voir paragraphe 3).

Mise en oeuvre[ ]

L’accès au bilan social se fait par le module « Paie » - « Analyse» - « Bilan social » :

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1 - Mise à jour des codes bilan social dans les fiches agents

Pour apparaître sur le bilan social les agents doivent avoir un code bilan social renseigné dans l'écran situation administrative. Ces codes correspondent aux indicateurs du document  Excel de la DGCL .

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Un traitement automatique va permettre de mettre à jour les codes « Bilan social » de vos agents.

Pour cela, aller dans « Paie » - « Analyse » - « Bilan social » - « Mise à jour des codes du Bilan social » :

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Indiquer l’année de traitement et si vous souhaitez ou non affecter un code bilan social aux agents de code calcul 4 (instituteurs).

Par défaut le traitement se fera sur tous vos agents sauf si vous souhaitez travailler sur une sélection. Si des agents ont déjà un code bilan social, il sera remplacé.

Le code Grade Net doit également être enseigné correctement.

A la fin du traitement, le logiciel vous affiche les éventuelles erreurs rencontrées ainsi qu'une liste des agents traités, cette liste peut être exportée :

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Les données mises à jour dans les fiches des agents peuvent  être vérifiées et complétées.

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ATTENTION - Le traitement "Mise à jour des codes bilan social" ne doit être lancé qu'une seule fois

NB - Pour le bilan social 2017, le logiciel prend en compte les agents ayant un code bilan social et une date d’entrée ou de sortie en 2017 (attention certains indicateurs prennent uniquement les agents PRESENTS au 31/12/2017).

Liste des codes bilan social 1

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Liste des codes bilan social 2

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2 - Création du fichier

Pour créer le fichier Bilan social prendre le menu « Paie » -« Analyse » -« Bilan social » -« Création du fichier » :

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Cliquer sur « Création du fichier pour la DGCL » et vous obtiendrez l’écran suivant :

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Dans le 1er tableau, le logiciel vous affiche des éventuelles informations ou erreurs sur certains agents.

Dans le 2ème tableau , vous sont présentés tous les agents intégrés dans le bilan social.

Cliquer sur les 3 téléchargementsŽ et enregistrer chacun des 3 fichiers dans un même dossier sur votre ordinateur (vous pouvez au préalable créer un dossier bilan social 2017 par exemple).

Vous retrouverez ainsi dans votre dossier les 3 fichiers comme suit :

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  • Le fichier BILANSOC2017.xls est la maquette du bilan social fournie par la DGCL. C’est un tableau Excel avec tous les indicateurs attendus.

Attention – ce document contient des macros et vous devez vous assurer que votre paramétrage dans Excel permette l’exécution des macros (un message apparaîtra lors de l’ouverture du fichier).

  • Le fichier Dgcl_no siret_2017.txt contient vos données. Ces données seront intégrées dans la maquette DGCL.
  • Le fichier Ctrl_no siret_2017.csv est un fichier de contrôle. Il contient la liste des agents intégrés dans le bilan social , il indique pour chaque agent l’indicateur dans lequel il sera comptabilisé.

Pour créer votre fichier bilan social 2017 vous devez : 

1)     Ouvrir dans Excel le fichier BILANSOC2017.xls

2)     Cliquer sur le bouton « Importer les données » pour intégrer les données dans la maquette

3)     Choisir le fichier Dgcl_no siret_2017.txt pour l’import

A la fin de l’import les indicateurs du bilan social sont remplis avec vos données. Il vous reste à renseigner les indicateurs pour lesquels les données n’ont pas été trouvées dans AFI Sedna :

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Remarque : certains indicateurs du fichiers ne sont pas alimentés par AFI Sedna et vous devez les renseigner vous même. Lors le l'import des messages apparaissent pour vous indiquer les numéros de ces indicateurs :

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3 - Données 2016

Une des particularités du bilan social 2017 est que certains indicateurs (1.1.4 - 1.2.4 - 1.3.1) font apparaitre des données de l'année 2016.

Pour récupérer ces données vous devez générer un fichier bilan social 2016

  • soit avant de faire celui de 2017
  • soit quand le bilan social 2017 est terminé

Vous devez procéder comme suit :

a - Lancer la mise à jour des codes bilan social pour l'année 2016

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b - Lancer la création du fichier bilan social pour l'année 2016 et télécharger dans votre dossier Bilan social, le fichier "Dgcl_XXXXXXXX_2016.txt" (XXX correspond au no de SIRET de l'établissement)

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c - Importer les données 2016 dans le fichier bilan social, maquette 2017 :

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Pour vérifier l'import , vous pouvez par exemple consulter l'indicateur 1.1.4 :

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